Daisy Tech - case de marcat cu jurnal electronic
Aspecte privind reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Aspecte privind reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Numărul 19-20, 22 mai - 4 iunie 2018  »  Expertiza și auditul afacerilor

CECCAR

REZUMAT
Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite. Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015, stabilesc măsurile care trebuie luate în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor justificative ori contabile, pe care le vom prezenta în cadrul acestui articol.
Termeni-cheie: registre de contabilitate, documente justificative, documente pierdute, sustrase sau distruse, documente reconstituite, dosar de reconstituire

Clasificare JEL: M41

Conform prevederilor art. 6 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, orice operațiune economico-financiară realizată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate.

Art. 25 din același act normativ stipulează că registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Obligația vizează următoarele persoane:
● societățile, societățile/companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și celelalte persoane juridice, precum și subunitățile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care le aparțin;
● instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial, precum și subunitățile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care le aparțin;
● persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venituri determinate în sistem real;
● subunitățile fără personalitate juridică din România care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate.
Excepții:
● statele de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani;
● registrele de contabilitate* și documentele justificative** pentru care s-a stabilit prin ordin al ministrului finanțelor publice o perioadă de păstrare de cinci ani.

* Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare, întocmite, editate și păstrate conform prevederilor legale. Acestea se utilizează în strictă concordanță cu destinația lor și se prezintă în mod ordonat și astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate. Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor realizate se întocmește balanța de verificare, cel puțin la încheierea exercițiului financiar, la termenele de întocmire a situațiilor financiare, a raportărilor contabile, precum și la finele perioadei pentru care entitatea trebuie să întocmească declarația privind impozitul pe profit/venit, potrivit legii.

** Documentele justificative la care facem referire sunt cele prevăzute în anexa nr. 4 la Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015, respectiv nota de recepție și constatare de diferențe, bonul de consum, fișa de magazie, dispoziția de livrare, chitanța, dispoziția de plată/încasare către casierie, ordinul de deplasare (delegație), decontul de cheltuieli, lista de inventariere, decontul pentru operațiuni în participație, fișa de cont pentru operațiuni diverse, nota de debitare-creditare, decizia de imputare, angajamentul de plată etc.

Regulă:
Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite. În acele situații în care se prevede prin reglementări speciale că formularul original trebuie păstrat la altă unitate, la înregistrarea în contabilitate este folosită copia documentului respectiv.
Important!
Potrivit art. 26 din legea contabilității, în caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor contabile se vor lua măsuri de reconstituire a acestora în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

Art. 41 pct. 2 lit. c) din același act normativ prevede că nerespectarea reglementărilor legale cu privire la întocmirea și utilizarea documentelor justificative și contabile pentru toate operațiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea și arhivarea lor, precum și reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse constituie contravenție, dacă nu este săvârșită în astfel de condiții încât, potrivit legii, să fie considerată infracțiune, și se sancționează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei.

Publicarea în Monitorul Oficial a documentelor pierdute, sustrase sau distruse nu este obligatorie. Declararea nulității formularelor cu regim special de înseriere și numerotare pierdute sau sustrase în Monitorul Oficial, Partea a III-a, după sesizarea organelor în drept, era prevăzută în normele metodologice privind întocmirea și utilizarea formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 831/1997, în prezent abrogată.

Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMFP nr. 2.634/2015, stabilesc măsurile care trebuie luate în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor justificative ori contabile. În această situație se au în vedere aspecte precum cele pe care le vom prezenta în continuare.

✔ Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative ori contabile trebuie să aducă la cunoștință acest lucru, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului entității (administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării societății respective).

✔ În termen de cel mult trei zile lucrătoare de la primirea comunicării, conducătorul entității dispune încheierea unui proces-verbal care trebuie să cuprindă:
● datele de identificare a documentelor dispărute;
● numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea acestora;
● data și împrejurările în care s-a constatat lipsa lor.
Procesul-verbal se semnează de către:
● conducătorul societății;
● conducătorul compartimentului financiar-contabil al acesteia sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcție;
● persoana responsabilă cu păstrarea documentelor; și
● șeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentelor, după caz.

✔ Atunci când dispariția documentelor se datorează însuși conducătorului entității, măsurile de reconstituire se iau de către ceilalți membri ai consiliului de administrație, după caz.

În condițiile în care documentul pierdut a fost întocmit într-un singur exemplar, reconstituirea sa se face urmând aceleași proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este reconstituit și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.

✔ Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracțiune, situația se aduce imediat la cunoștință organelor de urmărire penală.

✔ Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, întocmit separat pentru fiecare caz, care trebuie să conțină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea și reconstituirea documentelor dispărute, și anume:
● sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția acestora;
● procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
● dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
● dispoziția scrisă a conducătorului entității pentru reconstituirea documentelor;
● o copie a documentelor reconstituite.

✔ În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă societate, reconstituirea se face de entitatea emitentă, prin realizarea unei copii după documentul existent la aceasta. Astfel, societatea emitentă îi trimite entității solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

✔ Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil mențiunea „duplicat”, cu specificarea numărului și datei dispoziției în temeiul căreia s-a făcut reconstituirea.

✔ Documentele reconstituite conform normelor amintite reprezintă baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

✔ Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovații de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă entității, salariaților sau altor societăți, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

✔ În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie să emită un duplicat al acesteia, care poate fi:

● o factură nouă cuprinzând aceleași date ca factura inițială și mențiunea că este duplicat și că înlocuiește factura inițială; sau

● o fotocopie a facturii inițiale având aplicată ștampila societății și care să conțină mențiunea că este duplicat și că înlocuiește factura inițială.

✔ Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc răspunderi materiale, care cuprind și eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea acestora.

✔ Găsirea ulterioară a documentelor originale care au fost reconstituite poate reprezenta motiv de revizuire a sancțiunilor aplicate, în condițiile legii. În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal și se păstrează împreună cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.

✔ Conducătorii entităților trebuie să ia măsuri pentru asigurarea înregistrării și evidenței curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea responsabililor cu păstrarea acestora, evidența tuturor reconstituirilor de documente, precum și pentru păstrarea dosarelor de reconstituire pe toată durata prevăzută de lege.

Din punct de vedere fiscal, în ceea ce privește taxa pe valoarea adăugată, la art. 301 alin. (2) din Codul fiscal se stipulează că în situația în care nu sunt îndeplinite condițiile și formalitățile de exercitare a dreptului de deducere în perioada fiscală de declarare sau în cazul în care nu s-au primit documentele de justificare a taxei pe valoarea adăugată, persoana impozabilă își poate exercita dreptul de deducere prin decontul perioadei fiscale în care sunt îndeplinite aceste condiții și formalități sau printr-un decont ulterior, dar nu pentru mai mult de cinci ani consecutivi, începând cu data de 1 ianuarie a anului care urmează celui în care a luat naștere dreptul de deducere.

Pentru a sublinia importanța reconstituirii documentelor justificative pierdute, sustrase sau distruse, prezentăm următoarele exemple.

Exemplul 1

Entitatea X achiziționează produse de papetărie în sumă de 1.000 lei, TVA 19%.

Existența documentului justificativ, în acest caz factura fiscală, permite următoarea înregistrare contabilă:
1.190 lei
1.000 lei


   190 lei
%
604
„Cheltuieli privind
materialele nestocate”
4426
„TVA deductibilă”
= 401
„Furnizori”
1.190 lei
În situația în care factura ar fi pierdută, iar documentul justificativ ar fi reprezentat de chitanța privind plata furnizorului, înregistrarea ar fi următoarea:
1.190 lei 604
„Cheltuieli privind
materialele nestocate”
= 5311
„Casa în lei”
1.190 lei

Taxa pe valoarea adăugată nu poate fi dedusă, iar suma de 1.190 lei este nedeductibilă la calculul impozitului pe profit.

Exemplul 2

Entitatea Y achiziționează un autoturism de la o persoană fizică. Documentul de achiziție a fost contractul de vânzare-cumpărare, care însă nu a ajuns la departamentul contabil, fiind pierdut de persoana care s-a ocupat de tranzacție – unul dintre asociați, care a plătit automobilul din fondurile proprii.

În cazul în care vânzătorul nu mai poate fi găsit, dosarul de reconstituire poate include:
● o copie a documentului/documentelor (contractul de vânzare-cumpărare, declarația de impunere) pe baza căruia/cărora s-a făcut înregistrarea bunului respectiv la Direcția Impozite și Taxe Locale;
● o copie a documentului (fișa de înmatriculare auto, contractul de vânzare-cumpărare) de la Direcția Regim Permise de Conducere și Înmatriculare a Vehiculelor unde a fost înmatriculat autoturismul sau un document din care să reiasă că societatea este proprietara acestuia.
Așa cum am menționat anterior, în dosarul de reconstituire trebuie să existe și:
● sesizarea scrisă a persoanei care a constatat lipsa documentului;
● procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii acestuia;
● dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate;
● dispoziția scrisă a conducătorului entității privind reconstituirea documentului.

O posibilitate, în ultimă instanță, ar fi ca autoturismul să se recunoască ca plus la inventar cu ocazia inventarierii patrimoniului.

BIBLIOGRAFIE

  1. Legea contabilității nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial nr. 454/18.06.2008, cu modificările și completările ulterioare.
  2. Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, publicată în Monitorul Oficial nr. 688/10.09.2015, cu modificările și completările ulterioare.
  3. Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 și 910 bis/09.12.2015.
Comentariile vor fi publicate doar după validarea acestora de către moderator. Nu vor fi publicate comentariile care conțin injurii, un limbaj licențios, instigare la încălcarea legii, la violență sau la ură, precum și acuzații fără acoperire. Vă mulțumim!


Site-ul ceccarbusinessmagazine.ro folosește cookie-uri pentru analiza traficului și pentru îmbunătățirea experienței de navigare. Sunt incluse aici și cookie-urile companiilor/serviciilor terțe plasate pe acest site (Google Analytics, Facebook, Twitter, Disqus). Continuând să utilizezi acest website, ești de acord cu stocarea tuturor cookie-urilor pe acest device.