Politici și proceduri contabile privind inventarierea activelor, datoriilor și capitalurilor proprii (II)
Numărul 47, 12-18 dec. 2017 » Expertiza și auditul afacerilor
Termeni-cheie: inventariere, elemente de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, proceduri specifice inventarierii
Clasificare JEL: M41
6. Înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii
În cadrul acestei etape a procesului de inventariere se realizează gruparea rezultatelor inventarierii pe categorii de elemente patrimoniale (mărfuri, obiecte de inventar, ambalaje etc.), în vederea comparării cu situația scriptică din evidențele contabile.
Prin înregistrarea în contabilitate a plusurilor, respectiv a minusurilor rezultate în urma inventarierii se asigură corelația dintre datele consemnate în contabilitate și realitatea constatată prin inventariere, ceea ce permite elaborarea unor situații financiare bazate pe principiul imaginii fidele a poziției și a performanței financiare ale entității.
Plusurile la inventar se înregistrează în contabilitate sub formă de intrări în gestiunea entității, în funcție de categoria din care fac parte elementele:
| 2xx Cont de imobilizări necorporale sau corporale | = | 4754 „Plusuri de inventar de natura imobilizărilor” |
| 4754 „Plusuri de inventar de natura imobilizărilor” | = | 7584 „Venituri din subvenții pentru investiții” |
| 301 „Materii prime” | = | 601 „Cheltuieli cu materiile prime” |
Observație: Se recomandă stornarea în roșu a înregistrărilor de mai sus.
| 301 „Materii prime” | = | 7588 „Alte venituri din exploatare” |
| 302 „Materiale consumabile” | = | 602 „Cheltuieli cu materialele consumabile” |
Observație: Se recomandă stornarea în roșu a înregistrărilor de mai sus.
| 302 „Materiale consumabile” | = | 7588 „Alte venituri din exploatare” |
| % 34x Produse 361 „Active biologice de natura stocurilor” | = | 711 „Venituri aferente costurilor stocurilor de produse” |
| 371 „Mărfuri” | = | 607 „Cheltuieli privind mărfurile” |
| 371 „Mărfuri” | = | 7588 „Alte venituri din exploatare” |
| 381 „Ambalaje” | = | 608 „Cheltuieli privind ambalajele” |
| 381 „Ambalaje” | = | 7588 „Alte venituri din exploatare” |
Bunurile neimputabile constatate lipsă la inventar se evaluează și se înregistrează în contabilitate la valoarea contabilă. Lipsurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de înlocuire. Lipsurile la inventar se înregistrează în evidențele contabile ca ieșiri din gestiunea entității:
| 28x Amortizări privind imobilizările necorporale sau corporale | = | 2xx Cont de imobilizări necorporale sau corporale |
| % 28x Amortizări privind imobilizările necorporale sau corporale (cu valoarea amortizată) 6583 „Cheltuieli privind activele cedate și alte operațiuni de capital” (cu valoarea neamortizată) | = | 2xx Cont de imobilizări necorporale sau corporale |
| 601 „Cheltuieli cu materiile prime” | = | 301 „Materii prime” |
| 602 „Cheltuieli cu materialele consumabile” | = | 302 „Materiale consumabile” |
| 711 „Venituri aferente costurilor stocurilor de produse” | = | % 34x Produse 361 „Active biologice de natura stocurilor” |
| 607 „Cheltuieli privind mărfurile” | = | 371 „Mărfuri” |
| 608 „Cheltuieli privind ambalajele” | = | 381 „Ambalaje” |
| 4282 „Alte creanțe în legătură cu personalul” | = | 7581 „Venituri din despăgubiri, amenzi și penalități” |
| 635 „Cheltuieli cu alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate” | = | 4426 „TVA deductibilă” |
| 461 „Debitori diverși” | = | 542 „Avansuri de trezorerie” |
Punerea de acord a tuturor formelor de evidență în urma efectuării inventarierii asigură prezentarea prin intermediul situațiilor financiare anuale a unor informații caracterizate prin fidelitate și realitate.
Studiu de caz
Entitatea ABC efectuează inventarierea patrimoniului. Se întocmește procesul-verbal în care sunt prezentate rezultatele inventarului și se constată următoarele:
| 75 lei | 711 „Venituri aferente costurilor stocurilor de produse” | = | 345 „Produse finite” | 75 lei |
| 110 lei | 4282 „Alte creanțe în legătură | = | 7588 „Alte venituri din exploatare” | 110 lei |
| 110 lei | 5311 „Casa în lei” | = | 4282 „Alte creanțe în legătură cu personalul” | 110 lei |
| 800 lei | 601 „Cheltuieli cu materiile prime” | = | 301 „Materii prime” | 800 lei |
| 152 lei | 635 „Cheltuieli cu alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate” | = | 4426 „TVA deductibilă” | 152 lei |
Potrivit art. 25 alin. (4) lit. c) din Codul fiscal, nu sunt deductibile cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile constatate lipsă din gestiune ori degradate, neimputabile, și nici taxa pe valoarea adăugată aferentă.
| 1.190 lei 700 lei 300 lei 190 lei | % 607 „Cheltuieli privind mărfurile” 378 „Diferențe de preț la mărfuri” 4428 „TVA neexigibilă” | = | 371 „Mărfuri” | 1.190 lei |
Din punctul de vedere al taxei, la data procesului-verbal de inventariere se va proceda la ajustarea TVA deductibile/TVA deduse, odată cu plata furnizorilor.
| 133 lei | 635 / analitic ajustare TVA „Cheltuieli cu alte impozite, taxe și vărsăminte asimilate” | = | 4426 „TVA deductibilă” | 133 lei (700 lei x 19%) |
Suma de 700 lei reprezintă cheltuiala cu marfa lipsă din gestiune (cont 607).
● Lipsa unui copiator cu valoarea contabilă de 2.600 lei, pentru care gestionarul își recunoaște vina. Amortizarea cumulată la data inventarierii este de 1.000 lei. Societatea nu a dedus TVA la achiziție.
| 2.600 lei 1.000 lei 1.600 lei | % 2813 „Amortizarea instalațiilor și mijloacelor de transport” 6583 „Cheltuieli privind activele cedate și alte operațiuni de capital” | = | 2131 „Echipamente tehnologice (mașini, utilaje și instalații de lucru)” | 2.600 lei |
Deoarece gestionarul își recunoaște vina, imputarea sumei se face în baza procesului-verbal de constatare și evaluare a pagubelor, a deciziei de imputare, a listei de inventariere și a angajamentului de plată. Decizia de imputare va fi utilizată ca document de imputare a valorii pagubelor produse, ca titlu executoriu din momentul comunicării și ca document de înregistrare în contabilitate.
Imputarea lipsei din gestiune la costul de înlocuire de 1.800 lei se face cu ajutorul contului 4282, analitic la nivel de salariat.
| 1.800 lei | 4282 „Alte creanțe în legătură cu personalul” | = | 7588 „Alte venituri din exploatare” | 1.800 lei |
| 1.800 lei | 5121 (5311) „Conturi la bănci în lei” („Casa în lei”) | = | 4282 „Alte creanțe în legătură cu personalul” | 1.800 lei |
| 3.000 lei | 6587 „Cheltuieli privind calamitățile și alte evenimente similare” | = | 2131 „Echipamente tehnologice (mașini, utilaje și instalații de lucru)” | 3.000 lei |
| 500 lei | 608 „Cheltuieli privind ambalajele” | = | 381 „Ambalaje” | 500 lei |
În cazul deducerii TVA la achiziție, se va înregistra și ajustarea acesteia.
7. Necesitatea informatizării procesului de inventariere
Documentele justificative captează informațiile-cheie ale tranzacțiilor efectuate la nivelul societăților și totodată stau la baza înregistrării lor în contabilitate. În plus, aceste documente reprezintă suportul pentru prelucrarea automată, auditarea sau controlul tranzacțiilor comerciale.
Informatizarea corectă a operațiunilor de inventariere garantează optimizarea procesului productiv, reducerea costurilor și creșterea profitului prin gestiunea informatizată a stocurilor, a planificării, lansării și urmăririi producției, a soldurilor la clienți și furnizori, a consumurilor și a veniturilor pe centre de profit etc. Prin intermediul instrumentelor informatice, societățile au posibilitatea să își aloce în mod optim resursele în așa fel încât să își onoreze la termen comenzile și să își păstreze prețurile la un nivel competitiv. Informatizarea societăților și inclusiv a procesului de inventariere reprezintă o necesitate pentru eficientizarea activității și o provocare pentru dezvoltatorii și integratorii de software. Progresul semnificativ în direcția modernizării acestui proces își găsește un fundament solid în tehnologia informatică și în softul inteligent.
8. Concluzii
Conform prevederilor Legii contabilității și OMFP nr. 2.861/2009, inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii este obligatorie pentru toate entitățile economice, inclusiv pentru instituțiile publice și celelalte societăți care gestionează bunuri și valori.
Aceasta are ca scop principal stabilirea situației reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale entităților, precum și a bunurilor și valorilor deținute cu orice titlu aparținând altor persoane juridice sau fizice. Prin inventariere se conferă încredere situațiilor financiare anuale, care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziției și a performanței financiare ale entității pentru respectivul exercițiu financiar.
În vederea desfășurării corespunzătoare a inventarierii, conducerea entității trebuie să stabilească proceduri interne proprii individualizate pe elemente caracteristice impuse de specificul activității, în conformitate cu legislația în vigoare, prin care să se asigure controlul și identificarea elementelor aflate în gestiunea acesteia.
- Mateș, D., Bunget, O. (coordonatori) (2013), Bazele conceptuale și aplicative ale contabilității, Editura Casa Cărții de Știință, Cluj-Napoca.
- Legea contabilității nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial nr. 454/18.06.2008, cu modificările și completările ulterioare.
- Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, publicat în Monitorul Oficial nr. 704/20.10.2009.
- Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate, publicat în Monitorul Oficial nr. 963/30.12.2014, cu modificările și completările ulterioare.
- Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 bis/09.12.2015.
Actuala „ofensivă” a cărții înregistrează noi victorii pe „frontul” lecturilor de calitate
Susținere financiară suplimentară pentru protejarea „Tezaurului Uman Viu”
ArtSafari: cinci expoziții de excepție cu opere ale marilor artiști plastici români
Istoria Teatrului, o „scenă” pentru eternitate
Cartea pentru copii, de la „Cenușăreasă” la podiumul premianților
Monumentele istorice, comori pentru eternitate
La MNAR, filmul de artă este la el acasă
România devine un hub cultural-artistic atestat și de un important festival cinematografic