Politici și proceduri contabile privind inventarierea activelor, datoriilor și capitalurilor proprii (II)

Politici și proceduri contabile privind inventarierea activelor, datoriilor și capitalurilor proprii (II)

Numărul 47, 12-18 dec. 2017  »  Expertiza și auditul afacerilor

prof. univ. dr. Dorel Mateș
Universitatea de Vest din Timișoara
dr. ec Alin Artene
Universitatea Politehnica Timișoara
dr. ec. Ronela Manuela Lascu
Universitatea „Vasile Goldiș” din Arad
expert contabil Ramona Teșu
Filiala CECCAR Cluj

REZUMAT
Inventarierea este un procedeu comun științelor economice prin care are loc stabilirea faptică valorică și cantitativă, sau numai valorică, a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, în vederea comparării cu situația scriptică din evidența contabilă. Este o lucrare complexă, ce necesită elaborarea de politici și proceduri contabile adecvate, în conformitate cu reglementările legislative în vigoare. Prin prezenta lucrare, ne propunem să evidențiem și să analizăm procedurile specifice care privesc pregătirea inventarierii, inventarierea propriu-zisă și regularizarea diferențelor constatate cu ocazia inventarierii activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale entităților. În cercetarea noastră vom folosi o metodologie centrată pe literatura de specialitate, pe reglementările în vigoare și pe experiența practică a specialiștilor în domeniu. (vezi prima parte)

Termeni-cheie: inventariere, elemente de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, proceduri specifice inventarierii

Clasificare JEL: M41

6. Înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii

În cadrul acestei etape a procesului de inventariere se realizează gruparea rezultatelor inventarierii pe categorii de elemente patrimoniale (mărfuri, obiecte de inventar, ambalaje etc.), în vederea comparării cu situația scriptică din evidențele contabile.

În funcție de raportul dintre rezultatul inventarierii și cel stabilit pe baza documentelor contabile pot rezulta două situații:
● plus la inventar, când stocurile faptice sunt mai mari decât cele scriptice, caz în care bunurile constatate în plus se vor evalua și înregistra în contabilitate la costul de achiziție al bunurilor similare;
● minus la inventar, când stocurile faptice sunt mai mici decât cele scriptice, caz în care administratorii vor lua măsuri pentru înregistrarea în contabilitate, inclusiv imputarea lipsurilor din gestiune la valoarea de înlocuire (costul de achiziție al unui bun cu grad de uzură și caracteristici similare celui lipsă din gestiune).

Prin înregistrarea în contabilitate a plusurilor, respectiv a minusurilor rezultate în urma inventarierii se asigură corelația dintre datele consemnate în contabilitate și realitatea constatată prin inventariere, ceea ce permite elaborarea unor situații financiare bazate pe principiul imaginii fidele a poziției și a performanței financiare ale entității.

Plusurile la inventar se înregistrează în contabilitate sub formă de intrări în gestiunea entității, în funcție de categoria din care fac parte elementele:

a) Imobilizări necorporale și corporale:
2xx
Cont de imobilizări
necorporale sau corporale
= 4754
„Plusuri de inventar
de natura imobilizărilor”
Suma reprezentând amortizarea calculată la imobilizările necorporale și corporale constatate plus la inventar se va trece pe venituri:
4754
„Plusuri de inventar
de natura imobilizărilor”
= 7584
„Venituri din subvenții
pentru investiții”
b1) Materii prime:
301
„Materii prime”
= 601
„Cheltuieli cu materiile prime”

Observație: Se recomandă stornarea în roșu a înregistrărilor de mai sus.

De asemenea, plusul se poate înregistra și astfel:
301
„Materii prime”
= 7588
„Alte venituri din exploatare”
b2) Materiale:
302
„Materiale consumabile”
= 602
„Cheltuieli cu
materialele consumabile”

Observație: Se recomandă stornarea în roșu a înregistrărilor de mai sus.

De asemenea, plusul se poate înregistra și astfel:
302
„Materiale consumabile”
= 7588
„Alte venituri din exploatare”
c) Semifabricate, produse, active biologice de natura stocurilor:
%
34x
Produse
361
„Active biologice
de natura stocurilor”
= 711
„Venituri aferente costurilor
stocurilor de produse”
d1) Mărfuri:
371
„Mărfuri”
= 607
„Cheltuieli privind mărfurile”
De asemenea, plusul se poate înregistra și astfel:
371
„Mărfuri”
= 7588
„Alte venituri din exploatare”
d2) Ambalaje:
381
„Ambalaje”
= 608
„Cheltuieli privind ambalajele”
De asemenea, plusul se poate înregistra și astfel:
381
„Ambalaje”
= 7588
„Alte venituri din exploatare”

Bunurile neimputabile constatate lipsă la inventar se evaluează și se înregistrează în contabilitate la valoarea contabilă. Lipsurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de înlocuire. Lipsurile la inventar se înregistrează în evidențele contabile ca ieșiri din gestiunea entității:

a) Imobilizări amortizate integral:
28x
Amortizări privind imobilizările
necorporale sau corporale
= 2xx
Cont de imobilizări
necorporale sau corporale
b) Imobilizări amortizate parțial:
%
28x
Amortizări privind imobilizările
necorporale sau corporale
(cu valoarea amortizată)
6583
„Cheltuieli privind
activele cedate și alte
operațiuni de capital”
(cu valoarea neamortizată)
= 2xx
Cont de imobilizări
necorporale sau corporale
c) Materii prime și materiale:
601
„Cheltuieli cu materiile prime”
= 301
„Materii prime”
602
„Cheltuieli cu
materialele consumabile”
= 302
„Materiale consumabile”
d) Semifabricate, produse, active biologice de natura stocurilor:
711
„Venituri aferente costurilor
stocurilor de produse”
= %
34x
Produse
361
„Active biologice
de natura stocurilor”
e) Mărfuri și ambalaje:
607
„Cheltuieli privind mărfurile”
= 371
„Mărfuri”
608
„Cheltuieli privind ambalajele”
= 381
„Ambalaje”
În cazul în care se constată că lipsurile la inventar sunt imputabile, pe lângă notele contabile menționate se va efectua și operațiunea de imputare a valorii de înlocuire a acestor bunuri, inclusiv ajustarea TVA:
4282
„Alte creanțe în legătură
cu personalul”
= 7581
„Venituri din despăgubiri,
amenzi și penalități”
635
„Cheltuieli cu alte impozite,
taxe și vărsăminte asimilate”
= 4426
„TVA deductibilă”
f) Avansuri de trezorerie nedecontate la finalul anului:
461
„Debitori diverși”
= 542
„Avansuri de trezorerie”

Punerea de acord a tuturor formelor de evidență în urma efectuării inventarierii asigură prezentarea prin intermediul situațiilor financiare anuale a unor informații caracterizate prin fidelitate și realitate.

Studiu de caz

Entitatea ABC efectuează inventarierea patrimoniului. Se întocmește procesul-verbal în care sunt prezentate rezultatele inventarului și se constată următoarele:

● Minus de produse finite de 75 lei, care este imputat gestionarului la valoarea de înlocuire de 110 lei. Suma se încasează ulterior în numerar:
75 lei 711
„Venituri aferente
costurilor stocurilor
de produse”
= 345
„Produse finite”
75 lei
110 lei 4282
„Alte creanțe în legătură
= 7588
„Alte venituri din exploatare”
110 lei
110 lei 5311
„Casa în lei”
= 4282
„Alte creanțe în legătură
cu personalul”
110 lei
● Minus de materii prime de 800 lei, neimputabil:
800 lei 601
„Cheltuieli
cu materiile prime”
= 301
„Materii prime”
800 lei
La data procesului-verbal de inventariere se va ajusta TVA dedusă la achiziția materiilor prime:
152 lei 635
„Cheltuieli cu alte
impozite, taxe și
vărsăminte asimilate”
= 4426
„TVA deductibilă”
152 lei

Potrivit art. 25 alin. (4) lit. c) din Codul fiscal, nu sunt deductibile cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile constatate lipsă din gestiune ori degradate, neimputabile, și nici taxa pe valoarea adăugată aferentă.

● Minus în gestiunea de mărfuri cu amănuntul, neimputabil, pentru care se cunosc: costul de achiziție – 700 lei, adaosul comercial – 300 lei și TVA neexigibilă – 19%:
1.190 lei
   700 lei

   300 lei

   190 lei
%
607
„Cheltuieli privind mărfurile”
378
„Diferențe de preț la mărfuri”
4428
„TVA neexigibilă”
= 371
„Mărfuri”
1.190 lei

Din punctul de vedere al taxei, la data procesului-verbal de inventariere se va proceda la ajustarea TVA deductibile/TVA deduse, odată cu plata furnizorilor.

– Înregistrarea în contabilitate a ajustării:
133 lei 635 / analitic ajustare TVA
„Cheltuieli cu alte
impozite, taxe și
vărsăminte asimilate”
= 4426
„TVA deductibilă”
133 lei
(700 lei x 19%)

Suma de 700 lei reprezintă cheltuiala cu marfa lipsă din gestiune (cont 607).

● Lipsa unui copiator cu valoarea contabilă de 2.600 lei, pentru care gestionarul își recunoaște vina. Amortizarea cumulată la data inventarierii este de 1.000 lei. Societatea nu a dedus TVA la achiziție.

– Scăderea din gestiune a copiatorului:
2.600 lei
1.000 lei


1.600 lei
%
2813
„Amortizarea instalațiilor
și mijloacelor de transport”
6583
„Cheltuieli privind
activele cedate și alte
operațiuni de capital”
= 2131
„Echipamente tehnologice
(mașini, utilaje și
instalații de lucru)”
2.600 lei

Deoarece gestionarul își recunoaște vina, imputarea sumei se face în baza procesului-verbal de constatare și evaluare a pagubelor, a deciziei de imputare, a listei de inventariere și a angajamentului de plată. Decizia de imputare va fi utilizată ca document de imputare a valorii pagubelor produse, ca titlu executoriu din momentul comunicării și ca document de înregistrare în contabilitate.

Imputarea lipsei din gestiune la costul de înlocuire de 1.800 lei se face cu ajutorul contului 4282, analitic la nivel de salariat.

– Înregistrarea în contabilitate a sumei datorate:
1.800 lei 4282
„Alte creanțe în legătură
cu personalul”
= 7588
„Alte venituri din exploatare”
1.800 lei
– Încasarea sumei:
1.800 lei 5121 (5311)
„Conturi la bănci
în lei” („Casa în lei”)
= 4282
„Alte creanțe în legătură
cu personalul”
1.800 lei
● Lipsa unui calculator cu valoarea contabilă de 3.000 lei, amortizat integral, care a fost distrus în urma unui incendiu:
3.000 lei 6587
„Cheltuieli privind
calamitățile și alte
evenimente similare”
= 2131
„Echipamente tehnologice
(mașini, utilaje și
instalații de lucru)”
3.000 lei
● Minus de 500 lei la ambalaje ca urmare a distrugerii unor paleți în procesul de descărcare a mărfurilor, neimputabil:
500 lei 608
„Cheltuieli privind ambalajele”
= 381
„Ambalaje”
500 lei

În cazul deducerii TVA la achiziție, se va înregistra și ajustarea acesteia.

7. Necesitatea informatizării procesului de inventariere

Documentele justificative captează informațiile-cheie ale tranzacțiilor efectuate la nivelul societăților și totodată stau la baza înregistrării lor în contabilitate. În plus, aceste documente reprezintă suportul pentru prelucrarea automată, auditarea sau controlul tranzacțiilor comerciale.

Informatizarea corectă a operațiunilor de inventariere garantează optimizarea procesului productiv, reducerea costurilor și creșterea profitului prin gestiunea informatizată a stocurilor, a planificării, lansării și urmăririi producției, a soldurilor la clienți și furnizori, a consumurilor și a veniturilor pe centre de profit etc. Prin intermediul instrumentelor informatice, societățile au posibilitatea să își aloce în mod optim resursele în așa fel încât să își onoreze la termen comenzile și să își păstreze prețurile la un nivel competitiv. Informatizarea societăților și inclusiv a procesului de inventariere reprezintă o necesitate pentru eficientizarea activității și o provocare pentru dezvoltatorii și integratorii de software. Progresul semnificativ în direcția modernizării acestui proces își găsește un fundament solid în tehnologia informatică și în softul inteligent.

8. Concluzii

Conform prevederilor Legii contabilității și OMFP nr. 2.861/2009, inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii este obligatorie pentru toate entitățile economice, inclusiv pentru instituțiile publice și celelalte societăți care gestionează bunuri și valori.

Aceasta are ca scop principal stabilirea situației reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale entităților, precum și a bunurilor și valorilor deținute cu orice titlu aparținând altor persoane juridice sau fizice. Prin inventariere se conferă încredere situațiilor financiare anuale, care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziției și a performanței financiare ale entității pentru respectivul exercițiu financiar.

În vederea desfășurării corespunzătoare a inventarierii, conducerea entității trebuie să stabilească proceduri interne proprii individualizate pe elemente caracteristice impuse de specificul activității, în conformitate cu legislația în vigoare, prin care să se asigure controlul și identificarea elementelor aflate în gestiunea acesteia.

BIBLIOGRAFIE
  1. Mateș, D., Bunget, O. (coordonatori) (2013), Bazele conceptuale și aplicative ale contabilității, Editura Casa Cărții de Știință, Cluj-Napoca.
  2. Legea contabilității nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial nr. 454/18.06.2008, cu modificările și completările ulterioare.
  3. Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, publicat în Monitorul Oficial nr. 704/20.10.2009.
  4. Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate, publicat în Monitorul Oficial nr. 963/30.12.2014, cu modificările și completările ulterioare.
  5. Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 bis/09.12.2015.
Comentariile vor fi publicate doar după validarea acestora de către moderator. Nu vor fi publicate comentariile care conțin injurii, un limbaj licențios, instigare la încălcarea legii, la violență sau la ură, precum și acuzații fără acoperire. Vă mulțumim!


Site-ul ceccarbusinessmagazine.ro folosește cookie-uri pentru analiza traficului și pentru îmbunătățirea experienței de navigare. Sunt incluse aici și cookie-urile companiilor/serviciilor terțe plasate pe acest site (Google Analytics, Facebook, Twitter, Disqus). Continuând să utilizezi acest website, ești de acord cu stocarea tuturor cookie-urilor pe acest device.